Integriteitsbeleid

1. Inleiding

Lawyers for Lawyers is een in Nederland gevestigde organisatie van advocaten, juristen, en mensenrechtenspecialisten die ernaar streeft dat advocaten waar ook ter wereld hun beroep onafhankelijk kunnen uitoefenen, zonder ongeoorloofde inmenging van of onder druk te worden gezet door derden. Wij hebben een klein team van medewerkers (2020: 2,1 fte) en student-stagiaires, een bestuur dat zijn bestuurstaken onbezoldigd uitvoert, en een groep van vaste vrijwilligers. Als stichting hebben wij geen leden. Naast de inzet van vrijwilligers zijn we afhankelijk van donaties van derden.

Wij hechten aan een mensgerichte benadering die bijdraagt aan werkplezier en bevlogenheid van onze medewerkers en vrijwilligers, het maatschappelijke vertrouwen in onze integriteit waarborgt, en de steun aan onze doelgroep optimaliseert. Wij vinden het belangrijk dat medewerkers en vrijwilligers zich verbonden voelen met onze missie, onze doelgroep, en het werk dat ze doen en dat de onderlinge betrokkenheid groot is. Wij willen een werkomgeving bieden waarin wordt samengewerkt in een sfeer van openheid, respect en vertrouwen; waarin iedereen zichzelf kan zijn, zich veilig en gewaardeerd voelt, en grensoverschrijdend gedrag niet wordt getolereerd; en waarin ruimte is feedback te geven en te ontvangen en elkaar aan te spreken op verantwoordelijkheden en gedrag. Om de cultuur, het gedrag en integriteitsbewustzijn te creëren die nodig zijn om de normen en waarden van Lawyers for Lawyers te waarborgen voeren wij een actief integriteitsbeleid. Deze notitie beschrijft ons integriteitsbeleid, hoe dit beleid samenhangt met onze missie en kernwaarden, en welke instrumenten wij daarbij hanteren. Ons beleid wordt gemonitord en waar nodig aangepast aan interne en externe ontwikkelingen en om de effectiviteit te vergroten.

2. Kernwaarden van de organisatie

• Wij zorgen voor een werkbare en veilige omgeving voor allen die bij de Stichting betrokken zijn.
• Wij hebben respect voor onze collega’s.
• Wij houden ons aan wet- en regelgeving. In het bijzonder wordt hier genoemd het verbod op discriminatie, corruptie, fraude, diefstal, (seksueel) geweld, ongewenste intimiteit/seksuele intimidatie.
• Wij gedragen ons volgens algemeen aanvaarde fatsoensnormen en waken voor grensoverschrijdend gedrag.
• Wij respecteren de privacy van donateurs, aanvragers, medewerkers, vrijwilligers en zakelijke partners.
• Wij gaan zorgvuldig om met de ons toevertrouwde gegevens, met de aan ons gedoneerde gelden en bedrijfseigendommen.
• Wij zorgen ervoor dat er geen belangenverstrengeling ontstaat.

Lawyers for Lawyers heeft de ANBI status en is een door het CBF erkende goede doelen organisatie onder categorie B. Dit betekent dat we ons hebben gecommitteerd aan de voorwaarden en integriteitseisen van algemeen nut beogende instellingen en de normen van de  Erkenningsregeling Goede Doelen.

3. Gedragscode

Integriteit is een van de kernwaarden van Lawyers for Lawyers, zoals deze zijn verwoord in het strategische meerjarenplan. Wij hanteren een Gedragscode waarin is vastgelegd wat voor de organisatie en allen die daarbij betrokken zijn gewenst en ontoelaatbaar gedrag is. Er is opgenomen wat Lawyers for Lawyers als integriteitsschendingen beschouwt, weergegeven in de volgende drie categorieën: 1. interpersoonlijke schendingen, 2. financiële schendingen, 3. misbruik van positie/bevoegdheden en machtsmisbruik.

Deze gedragscode heeft de volgende doelstellingen:

• Inspireren en ondersteunen van medewerkers, stagiairs en vrijwilligers om in lijn met de missie, visie en waarden van Lawyers for Lawyers te handelen;
• Bevorderen van de veiligheid van medewerkers, partners en anderen die voor of met Lawyers for Lawyers werken
• Bevorderen van professionaliteit;
• Formuleren van een gemeenschappelijk idioom om met elkaar in dialoog te gaan over verwachtingen en over dilemma’s.

Al onze bestuurders, medewerkers en vrijwilligers hebben kennisgenomen van onze Gedragscode.

4. Preventie en handhaving

4.1 Preventie

Lawyers for Lawyers treft allerlei maatregelen in de organisatie om deze minder kwetsbaar te maken en het voorkomen van aantasting(en) van de integriteit in de toekomst.

4.1.1 Preventie van interpersoonlijke schendingen

Al onze vrijwilligers die in het kader van de doelstelling van Lawyers for Lawyers in een direct contact werken met de advocaten die wij ondersteunen in het buitenland zijn zorgvuldig geselecteerd na een sollicitatieprocedure en verschillende briefings.

Bij onze reizen die namens Lawyers for Lawyers gemaakt worden in binnen- en buitenland gedragen bestuurders, medewerkers en vrijwilligers zich professioneel en respectvol. Zij accepteren geen gunsten, van welke aard dan ook, van mensen, bedrijven of organisaties die een direct belang hebben bij onze aanwezigheid als persoon of in onze hoedanigheid van vertegenwoordiger van Lawyers for Lawyers. Onder professioneel gedrag verstaan wij ook respect voor de zeden en gewoonten van de lokale bevolking.

4.1.2 Preventie van financiële schendingen

Het bestuur van Lawyers for Lawyers heeft een systeem van checks en balances heeft ingebouwd,  zoals een tweehandtekeningen stelsel, een vier-ogen principe en het vereisen van additionele waarborgen voor betalingen van bepaalde omvang.

Lawyers for Lawyers gaat zorgvuldig om met de aan haar toevertrouwde middelen en goederen; we verspillen de middelen en goederen niet. Lawyers for Lawyers accepteert geen corruptie of chantage, en doet al het mogelijke om dat te voorkomen.

Bij het opdrachten/projecten die worden uitbesteed gaan wij te werk volgens onze procurement policy.

4.1.3  Preventie van misbruik van positie en machtsmisbruik

De werkzaamheden van bestuursleden zijn onbezoldigd. Bestuursleden ontvangen uitsluitend een vergoeding voor de werkelijke kosten die zij maken in het kader van de uitvoering van hun bestuurstaken. Uitbetalingen vinden plaats op basis schriftelijk ingediende declaraties, geparafeerd door de directeur.

4.2 Handhaving

Ondanks alles kan het voor komen dat gehandeld wordt in strijd met de regels. Voor het signaleren en melden van vermeende integriteitsschendingen is een Meldpunt ingericht en worden de volgende stappen genomen:

4.2.1  Melden

Medewerkers, stagiaires, vrijwilligers of andere (externe) betrokkenen die slachtoffer zijn van grensoverschrijdend gedrag kunnen dit bespreken met en/of melden aan een vertrouwenspersoon/ bestuurslid die door het bestuur is uitgekozen. De vertrouwenspersoon doet een vooronderzoek: is er werkelijk sprake van een schending van de gedragscode? Is er reden tot twijfel? Wat is de bewijsbaarheid? De vertrouwenspersoon adviseert over een officiële melding met desbetreffende vervolgacties.

Het bestuur bepaalt verdere stappen: direct actie ondernemen als er mensen in gevaar zijn en zorgen dat slachtoffers gesteund worden, onderzoek doen om de aard en de ernst van de overschrijding in kaart te brengen, overschrijdingen aankaarten bij de verantwoordelijken, of eventueel zelfs een melding doen bij de politie.

4.2.2 Steunen

Het is belangrijk dat slachtoffers van grensoverschrijdend gedrag zich gesteund weten door hun omgeving. Dat betekent dat er met de betrokkene besproken wordt of er actie ondernomen moet worden om de veiligheid te herstellen. We kijken of er voldoende steun geboden kan worden door de directe omgeving van het slachtoffer, of dat professionele hulp nodig is.

4.2.3 Onderzoek

Als besloten wordt tot een verdergaand onderzoek stelt het bestuur het onderzoeksprotocol vast. Daarin wordt vastgelegd welke vragen beantwoord moeten worden, of het onderzoek intern of extern wordt uitgevoerd, of de politie betrokken moet worden, wie welke verantwoordelijkheid heeft en hoe de rechten van de betrokkenen beschermd worden.

4.2.4 Maatregelen

Blijkt uit gedegen onderzoek dat er inderdaad sprake is van overschrijding van de gedragscode, dan kan de organisatie disciplinaire maatregelen nemen. Afhankelijk van de aard en ernst van de overschrijding kunnen verschillende disciplinaire maatregen worden opgelegd, van een eerste waarschuwing tot ontheffen uit de functie. Zo nodig zal extern juridisch advies ingewonnen worden.

4.2.5 Reflectie

Bij iedere melding wordt besproken of er voldoende is gedaan om het probleem te voorkomen en wat er gedaan kan worden om herhaling te voorkomen.

4.2.6 Communicatie

Bij aanzienlijke schendingen van de gedragscode moeten belanghebbenden bij de organisatie geïnformeerd worden. Het gaat dan bijvoorbeeld om verduistering van aanzienlijke bedragen in projecten of binnen het team, seksueel grensoverschrijdend gedrag binnen projecten of binnen het team, of structureel gepest. Belanghebbenden zijn bijvoorbeeld relevante partnerorganisaties of donateurs.

Het integriteitsbeleid wordt op onze website gepubliceerd. In het jaarverslag wordt verslag gedaan van eventuele meldingen: aantal, aard en vervolgstappen. Ook wordt vermeld of en hoe het beleid is aangepast.